Tugas Tugas Sekretaris

Tugas Tugas Sekretaris

Tugas Tugas Sekretaris - Pekerjaan sekretaris perusahaan yaitu menolong pimpinannya dalam lakukan beberapa pekerjaan harian, baik yang teratur ataupun yang spesial. Pekerjaan teratur adalah pekerjaan keseharian yang umum ditangani oleh seseorang sekretaris tanpa ada butuh perintah dari pimpinan. Pekerjaan spesial yaitu pekerjaan yang diperintahkan oleh pimpinan supaya sekretaris bisa merampungkan satu persoalan dengan memakai pengalaman serta ilmunya jadi seseorang sekretaris. 

Pengertian Tugas Sekretaris

Pada umumnya beberapa pekerjaan sekretaris mencakup beberapa hal seperti berikut : 

1. Terima dikte dari pimpinan. 

2. Melakukan korespondensi (terima serta kirim surat-surat termasuk juga telepon, telegram, serta faksimile). 

3. Menaruh arsip-arsip yang dinilai perlu. 

4. Terima tamu-tamu pimpinan. 

5. Buat jadwal pertemuan serta bebrapa kesepakatan pimpinan dengan rekan rekanan ataupun aktivitas yang lain. 

6. Mempersiapkan beberapa bahan info pada pimpinan sesuai sama keperluan pimpinan dalam rapat ataupun aktivitas yang lain. 

7. Melakukan tindakan jadi penghubung pada pimpinan serta bawahan. 

8. Mengatur rapat-rapat serta seminar pimpinan dengan bawahan. 

9. Temani pimpinan dalam pertemuan perlu. 

10. Membuat pidato-pidato untuk pimpinan. 

Memfilter info serta jadi sumber info untuk pimpinan serta menggerakkan pekerjaan, peranan serta tanggungjawabnya. 

Mengatur kesibukan perusahaan, dari mulai administrasi sampai human relations (HR). 

Memberi beberapa inspirasi jadi alternatif pemikiran pimpinan. 

Pemegang rahasia perlu pimpinan yang terkait dengan perusahaan. 

Pekerjaan pokok : 

1. Memberi input dari segi hukum pada Direksi, berkaitan 

dengan operasionalisasi serta pengembangan usaha perusahaan. 

2. Mengkoordinasikan pengurusan izin-izin usaha perusahaan. 

3. Mengadakan data base serta penyimpanan dokumen asli 

perusahaan. 

4. Membuat jaringan hubungan kerja yang sama-sama untungkan dengan 

beragam pihak stake holder. 

5. Mengusahakan kelancaran proses agenda Direksi. 

6. Mengkomunikasikan kebijakan perusahaan serta atau pemerintah 

pada pihak internal serta eksternal. 

7. Mengelola serta meningkatkan system info perusahaan. 

8. Pelihara serta meningkatkan system manajemen mutu 

perusahaan. 

9. Mempersiapkan laporan perusahaan sesuai sama ketetapan yang berlaku. 

10. Mengkoordinasikan beberapa bahan laporan untuk Rapat Komisaris serta Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). 

11. Merumuskan Tujuan Kualitas Unit Kerja serta Prosedur Kualitas Unit Kerja yang disebut penjabaran dari Kebijakan Kualitas, serta Tujuan Kualitas Perusahaan yang sudah diputuskan. 

12. Melakukan aktivitas kesekretariatan perusahaan. 

13. Mempersiapkan laporan aktivitas Sekretaris Perusahaan dengan benar dan 

pas saat. 

Klasifikasi pekerjaan – pekerjaan seseorang sekretaris : 

Pekerjaan Teratur : Pekerjaan teratur umpamanya, surat menyurat, pengetikan, filling, terima tamu, telepon, telegram, menaruh arsip-arsip perlu. 

Pekerjaan Intruksi : Pekerjaan intruksi umpamanya, buat jadwal pertemuan serta kesepakatan dengan rekan rekanan ataupun aktivitas yang lain, persiapan serta penyelenggaraan rapat. 

Pekerjaan Kreatif : Pekerjaan kreatif umpamanya, dokumentasi, mengatur ruangan pimpinan, menyiapkan pidato serta presentasi, kirim ucapan pada rekanan ataupun client. 

Pekerjaan sekretaris dalam rapat-rapat perlu 

Waktu persiapan (rencana) : 

1. Banyak undangan, termasuk juga siapa yang juga akan diundang. 

2. Pembicara serta topik perbincangan (agenda rapat). 

3. Penyusunan ruang serta fasilitas 

4. Petugas dokumentasi, M. C., serta notulen. 

Waktu rapat berjalan : 

1. Daftar tamu/ada. 

2. Surat izin untuk yang berhalangan. 

3. Beberapa hal yang butuh dilaporkan (bahan serta data-data). 

4. Ketentuan rapat (rangkuman). 

5. Penutupan rapat (adakah info setelah itu dll). 

6. Lakukan notulen. 

7. Menaruh arsip-arsip. 

Hal - hal perlu yang perlu untuk diketahui oleh sekretaris tentang rapat atau pertemuan, yakni : 

1. Penyusunan tempat duduk 

2. Alat-alat peralatan rakyat. 

3. Beberapa macam rapat menurut maksud serta sifatnya 

Pekerjaan sekretaris dalam bagian statistic, berbentuk : 

1. Tabel atau daftar, yaitu susunan angka-angka berbentuk kolom-kolom serta daftar-daftar spesifik. 

2. Grafik garis, yaitu bilangan angka-angka yang dinyatakan dalam bentuk garis. 

3. Diagram batang atau balok (histogram), yaitu susunan angka-angka berbentuk balok.